Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier haben wir die häufigsten Fragen zur Nationalen Qualitätssicherung für Sie zusammengestellt.
Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Anne-Kathrin Britz.

Tel.: 030 4593-7287 (werktags 9.00–15.00 Uhr)
E-Mail: qs@kompetenznetz-ahf.de

    Allgemeines

    Können die Daten aus der Pilotphase in die Datenbank importiert werden?

    Nein. Die Dokumentation beginnt prospektiv ab Aufnahmedatum 01.10.2011.

    Was ist, wenn es personelle Veränderungen gibt?

    Verlässt ein Dateneingeber die Abteilung, ist dies umgehend mitzuteilen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird der Zugang sofort nach Bekanntgabe inaktiv gesetzt.

    Muss das Zentrum auch am Nationalen Register e.V. mitmachen?

    Nein. Es ist wünschenswert.

    Patienteneinschluss und Einwilligung

    Können Patienten, die vor 01.10.2011 aufgenommen wurden, erfasst werden?

    Nein. Es wird ab Aufnahmedatum 01.10.2011 prospektiv dokumentiert.

    Gibt es die Einwilligungserklärung als Download? Muss diese in Farbe ausgedruckt werden?

    Die Einwilligung finden Sie unter Menüpunkt Patienteninformation/Einwilligung in verschiedenen Sprachen. Ein Ausdruck in Farbe ist nicht nötig.

    Wer muss auf der Patienteneinwilligung als Aufklärender unterschreiben?

    Grundsätzlich gilt nach § 8 der Berufsordnung des Arztes, dass der Arzt der Aufklärungspflicht unterliegt. Dies ist auch bei dieser registerartigen Studie der Fall. Als Kontaktperson (Seite 2 der Einwilligung) muss ein Arzt vermerkt werden und unterschreiben. Es darf keine Schwester oder med. Dokumentar unterschreiben.

    Gibt es Altersbeschränkungen bei den Patienten mit angeborenen Herzfehlern (EMAH)?

    Nein. Es werden Patienten mit AHF aller Altersgruppen erfasst.

    Kann auch der Stempel des Chefs auf der Patienteninformation vorgestempelt werden?

    Ja. Zusätzlich muss der aufklärende Arzt unterschreiben.

    Was soll passieren, wenn der Patient seine Einwilligung verweigert?

    Dieser Patient kann nicht teilnehmen (Ausschlusskriterium). Tragen Sie diese Patienten aber in das interne Screenin-Log ein.

    Darf es innerhalb der Kliniken/Zentren Listen geben, in denen der PID und gleichzeitig die identifizierenden Daten des Patienten stehen dürfen?

    Ja. Sie darf aber unter keinen Umständen mit PID und Zuordnung des Namens weitergegeben werden

    Wie bekomme ich einen Überblick der Patienten, die eingewilligt haben oder die Teilnahme abgelehnt haben?

    Führen Sie hierzu ein "Screening-Log". Eine Vorlage finden Sie unter http://www.nationale-qs-ahf.de/studiendurchfuhrung/Vorlage Screening-Log.

    Wird immer die Einwilligung beider Elternteile benötigt?

    Ja. Wir empfehlen es so zu handhaben wie bei der Einwilligung bei medizinischen Eingriffen.

    Müssen Patienten bei Erreichen der Volljährigkeit erneut einwilligen?

    Ja. Es ist erforderlich, dass diese Patienten im Behandlungszeitraum einwilligen. Rückwirkende Einwilligungen sind nicht nötig.

    Müssen bei mehreren OPs/Interventionen auch mehrere Einwilligungen gegeben werden?

    Nein. Der Patient willigt ein, dass alle medizinischen Daten erfasst werden. „Erfasst werden sollen alle medizinischen Daten im Zusammenhang mit dem erfolgten Eingriff sowie die medizinischen Befunde der Nachsorge‐Untersuchungen.“

    Was muss ich mit der unterschriebenen Einwilligungserklärung machen?

    Ein Exemplar der unterschriebenen Einwilligungserklärung bleibt in Ihrer Abteilung und dient als Beweis, dass der angelegte PID tatsächlich existiert. Das andere Exemplar bekommt der Patient.

    Wird mit Privatpatienten und ausländischen Patienten anders verfahren als mit Kassenpatienten?

    Es gibt keinen Unterschied zwischen Kassen- und Privatpatienten. Ausländische Patienten erhalten jedoch Ihre Einwilligung in ihrer Muttersprache. Diese Patienteninformationen finden Sie auf der Internetseite www.nationale-qs-ahf.de.

    Können verschiedene Kliniken Daten zu demselben Patienten eingeben?

    Ja. Wechselt der Patient die Klinik, wird er unter demselben PID der dortige Aufenthalt erfasst. Zum Fortschreiben des QS-Allgemein-Formulars, welches pro Patient nur 1x besteht, muss der Zugriff durch das QS-Team frei geschaltet werden. Bitte senden Sie dann eine E-Mail an qs(at)kompetenznetz-ahf.de. Innerhalb von 48 h wird das QS-Allgemein-Formular dem neuen Zentrum zugeordnet.

    Datenbank und Datenerfassung

    Wann bekomme ich einen Zugang für die Datenbank?

    Sie bekommen den Zugang, wenn Sie offiziell von Ihrer Klinik als Dateneingeber über den Akquisitionsbogen gemeldet sind.

    Darf ich mein Login in der Klinik weitergeben?

    Nein.

    Warum liegt der Link zur Datenbank im Internen Bereich?

    Aus datenschutzrechtlichen Gründen. Der Zugang zur Dateneingabe ist nur für einen definierten Benutzerkreis bestimmt und soll daher nicht über Suchmaschinen wie Google gefunden werden können.

    Was hat es mit dem Häkchen für das NR beim Anlegen eines Patienten auf sich? Wie muss mit dem „gelben Zettel“ verfahren werden?

    Die Teilnahme des Patienten am Nationalen Register e.V. ist keine Voraussetzung zur Teilnahme an der Qualitätssicherung. Dieses sind zwei getrennte Datenbanken. Nimmt der Patient zusätzlich am Nationalen Register teil, setzen Sie das Häkchen. Melden Sie den Teilnehmer („gelber Zettel“) dem Nationalen Register e.V., indem Sie die ausgefüllte und unterschriebene Einverständniserklärung („gelber Zettel“) an das Nationale Register schicken. Sollte der Teilnehmer im Register schon registriert sein, hat dies keine Auswirkungen. Eine Doppelmeldung wird verhindert.

    Erkennt das System die Eingabe eines schon vorhandenen Patienten auch bei unterschiedlicher Schreibweise der Umlaute (Müller = Mueller)?

    Ja.

    Ist es unbedingt notwendig, nach dem Anlegen eines Patienten die Anzeige mit den identifizierenden Daten und dem PID auszudrucken?

    Ja. Es ist sinnvoll sich den PID auszudrucken und im Studienordner abzulegen.

    Was mache ich, wenn ich nach dem Speichern bei der PID-Erzeugung feststelle, dass ich fehlerhafte Angaben gemacht habe?

    Da Sie die fehlerhaften Angaben (wie z.B. Geschlecht = unbekannt, falsches Geburtsdatum usw.) nicht nachträglich selbst beheben können, wenden Sie sich an die Hotline oder an qs-support@kompetenznetz-ahf.de. Der Administrator führt dann die Korrektur aus.

    Kann man nachträglich die Adresse eines Patienten ändern (z.B. bei Umzug)?

    Ja. Es ist aber nicht erforderlich. Der PID bleibt derselbe.

    Welche Quellen für die Daten können oder sollen benutzt werden?

    Originalquellen in Ihrer Klinik.

    Warum sind die Kataloge in der Datenbank englischsprachig?

    Weil die Kataloge der EACTS hinterlegt sind und somit eine Kompatibilität gewährleistet wird.

    Sind eigene Reports aus dem System möglich?

    Sie ist kein Report der dokumentierte Prozeduren oder Aufenthalte für Ihre Klink möglich. Lediglich der Report der Aufganeliste ist möglich.

    Können die kinderkardiologische und die herzchirurgische Abteilung gleichzeitig Daten eines PIDs ergänzen?

    Ja. Es existiert mit dem Login eine Zentrumssicht, die alle PIDs eines Zentrums anzeigt.

    Können mehrere Personen Daten zu einem Patienten/zu einem Aufenthalt (also im selben Datensatz) eingeben?

    Ja.

    Kann man „unfertige“ Datensätze speichern, auch wenn Daten in den Pflichtfeldern fehlen und diese später ergänzen? Gibt es eine Erinnerungsfunktion für solche Fälle?

    Ja. Nach dem Speichern wird überprüft, ob Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben. Haben Sie nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, erscheint oben rechts ein rotes Ausrufezeichen, das Ihnen anzeigt, welche Felder noch nicht ausgefüllt sind. Sie können die Daten nachträglich ergänzen. Es gibt keine Erinnerungsfunktion. Die vollständigen oder unvollständigen Aufenthalte sehen in der Aufgabenliste. Beim Sperren müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt und alle Plausibilitäten erfüllt sein.

    Wann sollen die Formulare gesperrt werden?

    Sie sollten das/die QS-Aufenthalte sperren, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie alle Items eingetragen haben und die Seiten vollständig dokumentiert sind.

    Können gesperrte Formulare wieder entsperrt werden?

    Ja. Dies gilt aber nur für gesperrte Aufenthalte, die bereits monitoriert wurden und medizizinisch korrekt sind. Bitte rufen Sie die Hotline an oder schreiben eine Mail an qs-support(at)kompetenznetz-ahf.de.

    Können Daten oder Formularseiten gelöscht oder korrigiert werden (z.B. bei Falscheingabe)?

    Ja. Solange Sie die Daten nicht gesperrt haben.

    Wie kann man einen schon vorhandenen Patienten auswählen?

    Wenn Sie sich angemeldet haben, sehen Sie auf der linken Seite Ihr Zentrum und die von Ihnen angelegten PIDs. Klicken Sie den entsprechenden PID an oder nutzen Sie die Funktion "Suchen".

    Müssen bei der Suche nach einem PID Großbuchstaben eingetragen werden?

    Nein. Groß- und Kleinschreibung ist möglich.

    Ist es möglich, einen Patienten anhand des Geburtsdatums zu suchen?

    Nein.

    Wie kann man die Katalogsuche benutzen (EPC-Codes oder Text oder beides)?

    Sie können nach EPC-Code suchen und nach Text suchen.

    Was ist, wenn der Patient zur Behandlung in ein anderes Zentrum geht?

    Sollte der Patient bereits in der Datenbank vorhanden sein, erhalten Sie erst beim Anlegen des QS-Allgemein-Fomulars eine Fehlermeldung. Bitte kontaktieren Sie den Support. Das Allgemein-Formular wird dann dem Zentrum zugeordnet, wo der Patient derzeit seine Behandlung/Prozedur hat, da das Formular fortgeschrieben wird. Wie gewohnt dokumentieren Sie dann die Prozedur.

    Wie nutze ich die Aufgabenliste für die Bearbeitung meiner Datensätze?

    Unvollständige Aufenthalte: Aufenthalte, die nie gesperrt wurden und unvollständig sind. Vollständige Aufenthalte: Aufenthalte, die vollständig sind, aber nicht gesperrt sind. Entsperrte Aufenthalte: Aufenthalte, die aufgrund des Monitorings entsperrt wurden. Monitorrückfragen: Alle Rückfragen zu QS-Allgemein und QS-Nachkontrolle finden Sie in getrennten Aufgabenlisten.

    Medizinische Fragen

    Wie ist die Hauptdiagnose definiert?

    Die Hauptdiagnose ist der führende Herzfehler, der die Behandlungsdauer /das Behandlungskonzept maßgeblich beeinflusst. Die Fehlbildung eines Ventrikels ist immer führend zu nennen, z.B. Hypoplastisches LHS oder Single Ventricle.

    Was ist die prozedurbezogene Hauptdiagnose?

    Gefragt ist die wesentliche Diagnose, die dem hier kodierten Eingriff zugrundeliegt. Ausgewählt werden kann nur eine Diagnose, die bereits im Bogen QS-Allgemein für diesen Patienten ausgewählt wurde. Die prozedurbezogene Hauptdiagnose ist nicht zwangsläufig identisch mit der Hauptdiagnose des Patienten, es kann z.B. ein Patient mit der Hauptdiagnose einer TGA später erneut wegen einer Aortenisthmusstenose operiert werden, die für diesen Folgeeingriff die prozedurbezogene Hauptdiagnose darstellt. Prinzipiell sind alle kardialen Diagnosen auswählbar, die zu einer Prozedur führen. Nicht kardiale Diagnosen (z.B. Chylothrax) und nicht kardiale Operationen (z.B. Zwerchfellraffung) werden nicht berücksichtigt.    

    Was ist als primäre Intervention einzutragen, wenn mehrere Interventionen in der gleichen Sitzung durchgeführt werden?

    Falls mehrere Interventionen in derselben Sitzung durchgeführt werden, ist die primäre Intervention, ­der am längsten dauernde, schwierigste und die meisten Ressourcen benötigende Eingriff (Beispiel PPVI vor Stentimplantation in die LPA, Hochfrequenzperforation einer atretischen Pulmonalklappe vor Stenting des Ductus).

    Wie soll der Grund für eine Aufnahme definiert werden?

    Die Auswahl erfolgt Herzfehler bezogen, wobei die Behandlung auch in Teilen erfolgen kann. a) Korrektu/Palliation Bsp.: alle OPs b) elektiver geplanter Folgeeingriff: Alle Nachoperationen/Interventionen, die im Konzept der Behandlung auftreten können. c) akuter ungeplanter Folgeeingriff Bsp.: Alle akuten Nachoperationen/Interventionen, die (meist) als Folge von Komplikationen durchgeführt werden müssen. d) anderer Grund    

    Wie ist ein Aufenthalt definiert? Wie werden mehrere Prozeduren während eines Aufenthaltes angelegt?

    Hat ein Patient mehrere Prozeduren während eines Aufenthaltes, so werden diese auch im gleichen QS-Aufenthalts-Formular dokumentiert. Im Formular „Aufenthalt“ wird unten über das Plussymbol eine neue Prozedur angelegt.

    Welche Felder sind Pflichtfelder? Wie soll vorgegangen werden, wenn die Daten für ein Pflichtfeld nicht vorhanden sind?

    Alle Felder in der Datenbank sind Pflichtfelder. Gibt es keine Daten oder sind diese Ihnen unbekannt, können Sie „NONE“ oder „unbekannt“ auswählen.

    Warum müssen Geburtsdatum und Geschlecht wiederholt eingegeben werden?

    Die Daten zur PID-Generierung und die medizinischen Daten liegen auf zwei verschiedenen Servern, damit aus datenschutzrechtlichen Gründen kein Rückschluss auf den Patienten gezogen werden kann.

    Soll im Allgemein-Formular unter „Pränatale Diagnose“ auch der Verdacht auf einen AHF eingetragen werden?

    Ja, es soll „Ja“ eingetragen werden, wenn der Verdacht unabhängig von der genauen Diagnose auf einen angeborenen Herzfehler bestand.

    Wie ist die kardiale Nebendiagnose definiert?

    Alle Diagnosen, die das Risikoprofil des Patienten beschreiben, werden als Nebendiagnose geführt. Sie sollen ein vollständiges Bild des Patienten herstellen. Kann sich während des Behandlungsverlaufs ändern. Im Fallaufenthalt erworbene Nebendiagnosen sollen im Regelfall nicht während des QS-Aufenthaltes nachkodiert werden, sondern erst bei einer erneuten Aufnahme (Ausnahme: die erworbene kardiale Nebendiagnose ist die prozedurenbezogene Hauptdiagnose bei einer Folgenprozedur im selben Fallaufenthalt).

    Wie ist die nicht kardiale Nebendiagnose definiert?

    Sollte als Nebendiagnose ein komplexes Syndrom vorliegen und es namentlich nicht im Auswahlkatalog zu finden sein, dann die jeweiligen Fehlbildungen, die zum Syndrom gehören, einzeln eingeben.

    Was muss ich eintragen, wenn das genaue Sterbedatum nicht bekannt ist?

    Dann soll der letzte Tag des Monats angegeben werden, in dem er gestorben ist.

    Welches Aufnahmedatum soll eingetragen werden, wenn in mehreren Abteilungen eine Prozedur durchgeführt wurde?

    Bei mehreren Prozeduren während eines Aufenthaltes gilt: Das Aufnahmedatum entspricht dem Datum der behandelnden Abteilung, wo die erste Prozedur (Intervention/Operation) stattfand.

    Ist die Angabe zu den Klassifikationen NYHA und Ross Heart Failure Classification Pflicht?

    Nein. „Unbekannt“ wird akzeptiert.

    Warum gibt es zwei verschiedene Einteilungen zum Stadium der Herzleistung?

    Die NYHA Klassifikation ist für Erwachsene. Die Ross Heart Failure Classification für Kinder.

    Muss das Feld Status post in jedem QS-Aufenthalt Formular vollständig ausgefüllt werden?

    Falls der Patient mehrfach im selben Zentrum aufgenommen wird, muss das Feld Status post nur im ersten QS-Aufenthalt Formular vollständig ausgefüllt werden Im neuer QS-Aufenthalt-Formular übernehmen Sie dann mit dem Button“ Neues Formular mit Übernahme der Status Post Werte“ die Werte.

    Wie ist die Hybridtherapie definiert?

    Ein Hybrideingriff ist ein Eingriff, bei dem Operation und Intervention im selben Raum zur selben Zeit stattfinden. Beispiel: Stage approach bei HLHS.

    Zu welchem Prozedurtyp gehören die ICD-Implantation und die Herzschrittmacher-Implantation?

    Zum Prozedurtyp Operation.

    Wie ist die Beatmungsdauer zu dokumentieren?

    Die Beatmungsdauer wird prozedurbezogen und aufenthaltsbezogen erfasst. Die prozedurbezogene Beatmungsdauer wird wie folgt ermittelt: Bei Prozeduren, die in Intubationsnarkose durchgeführt werden, betrifft die Beatmungsdauer die Beatmungszeit, die ab dem Beginn der Narkose bis zur Extubation bei diesem Patienten erfolgt inklusive einer Nachbeatmung auf Intensiv- oder Aufwachstation. Die Beatmungsdauer endet mit der Extubation des Patienten, auch wenn ein erneuter Eingriff erfolgt, ohne dass der Patient extubiert werden konnte. CPAP als Atemhilfe wird in die Intubationsdauer nicht mit eingerechnet. Die aufenthaltsbezogene Beatmung ist die gesamte Zeit, die ein Patient mit intermittierendem Druck beatmet wird.

    Wie ist der ITS -Aufenthalt zu dokumentieren?

    Die postprozedurale Entlassung von der Intensivstation (Datumsangabe) ist prozedurbezogen auf der Seite „Aufenthalt“ zu erfassen. Die Gesamtanzahl der Tage wird auf der Seite „Entlassung“ erfasst. Diese Anzahl bezieht sich nur auf die eigene Klinik. Zur ITS zählt auch eine Überwachungsstation (Intermediate Care Unit).

    Warum ist der Materialkatalog grau hinterlegt?

    Bisher dokumentierte Daten, können Sie nur noch lesen und nicht mehr bearbeiten. Daher die graue Darstellung.

    Kann aus den eingegebenen Daten der Operateur/Arzt identifiziert werden? Wie und wo werden die Operateure/Ärzte verschlüsselt/zugeordnet?

    Nein. Bei den Angaben zur Operation oder Intervention wird ein Kürzel angegeben. Als Code wählen Sie selbst einen zentrumsinternen Zahlenschlüssel. Es darf kein Rückschluss auf den Namen des Chirurgen/Interventionalisten möglich sein.

    Wie werde ich an die Nachkontrolle erinnert?

    Das erste Mal werden Sie an die Nachkontrolle beim Anlegen des Aufenthaltes erinnert. Haben Sie das Aufenthalts-Formular gesperrt und es ist nach 3  Monaten keine Nachkontrolle angegeben, bekommen Sie eine Erinnerung.

    Wie soll vorgegangen werden, wenn der Patient zur Nachkontrolle in ein anderes Zentrum/eine andere Klinik geht?

    Das QS-Nachkontrolle-Formular kann unter demselben PID angelegt werden.

    Muss die Nachkontrolle bei verstorbenen Patienten angelegt werden?

    Stirbt der Patient bei der Entlassung, brauchen Sie keine Nachkontrolle anlegen. Stellen Sie im Laufe der Nachkontrolle fest, dass der Patient verstorben ist, müssen Sie die Nachkontrolle anlegen und bei „Patient lebt? Nein“ angeben.

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